Un software de gestión de proyectos te permite aumentar la productividad y organización en la empresa. Vamos a ver las características de 8 programas para que puedas elegir el que mejor se adapte a tu negocio.
¿Qué controla un software de gestión de proyectos online?
Hablamos de una herramienta de comunicación interna fundamental que sirve para que todo trabajador conozca sus tareas diarias, todas ellas organizadas por prioridad. Siempre hay un responsable de proyecto y este, puede delegar tareas de la forma más pertinente. Se sigue un calendario temporal y gracias a la planificación se consigue que el equipo sepa en qué fase se encuentra el proyecto y cómo avanza en todo momento con el fin de llegar a la meta en la fecha esperada.
Herramientas de gestión de proyectos
Mejorar la organización de los equipos es un reto en toda empresa. Son muchos los procesos que están en marcha de forma simultánea, y por ello es imprescindible contar con herramientas de gestión de proyectos que ayuden a organizar la información, coordinar equipos y, de este modo, ser más productivos.
¿Qué son herramientas de gestión de proyectos?
Imaginemos que queremos poner una campaña de marketing en marcha, tenemos a 5 personas implicadas, de 3 equipos distintos: marketing, tecnología y ventas. Cada uno de ellos usará sus propias herramientas para poder desarrollar su parte del proceso, pero todos tendrán que conocer cómo va el proyecto. Y es por ello que existen las herramientas de gestión de proyectos, para que equipos multidisciplinares o de un mismo departamento tengan visibilidad del estado del proyecto y puedan llegar al objetivo marcado.
Las herramientas de gestión de proyectos nos permiten visualizar el estado de un proyecto así como centralizar toda la información necesaria para su correcto desarrollo. A partir de un cuadro, los resúmenes o tareas, podremos ver el estado del mismo, los plazos de vencimiento para poder mejorar la coordinación entre personas de distintos departamentos.
Software de gestión de proyectos
Con un software de gestión de proyectos aumentaremos la productividad de la empresa. Vamos a ver qué softwares existen y las características de cada uno de ellos, para poder elegir el que más se ajuste a nuestra empresa.
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Asana
Entre los programas de gestión de proyectos mejor valorados, encontramos Asana. Se trata de un software de gestión de proyectos integral, que permite organizar las tareas para que los equipos de tu empresa puedan mejorar la eficiencia y llegar al objetivo establecido.
Con una muy buena usabilidad, el software de gestión está diseñado para planificar y hacer seguimiento de proyectos, permitiendo asignar tareas diarias, establecer prioridades, horas de trabajo y fechas límite asociadas.
Gracias a esta estructura de trabajo, los equipos de tu empresa podrán simplificar flujos de trabajo para asegurar que los proyectos vayan bien encaminados, detectando a tiempo riesgos y barreras. Se integra con otras herramientas como es Dropbox, Slack o Gmail, entre otras, para que puedas centralizar toda la información.
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Zoho projects
Zoho projects es la herramienta de gestión de proyectos de Zoho. Esta herramienta de gestión te permite planificar y hacer seguimiento de cada una de las tareas y proyectos del equipo, visualizando el proyecto mediante un diagrama de Gantt.
Además de su conexión con otras aplicaciones, Zoho projects se integra con Zoho invoice, para crear automáticamente las facturas a partir de las horas trabajadas por cada proyecto.
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Holded
Holded te ofrece plena visibilidad del estado de los proyectos en la empresa. Una de las ventajas de este software de control de proyectos es que te permite tomar el control de la rentabilidad, ya que Holded te ayuda a calcular las horas dedicadas y el coste por hora de cada una de las tareas.
Con esta herramienta podrás trabajar con diferentes vistas, como el diagrama de Gantt, la versión Kanban o en formato lista. Todo para que puedas llevar el control de los proyectos de tu empresa.
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Nozbe
Nozbe es un programa de gestión de proyectos, que permite organizar eficazmente las tareas. Esta herramienta permite compartir proyectos para que todo el equipo pueda participar añadiendo comentarios o bien asignando tareas. Todo listo para que puedas priorizar y cumplir con los plazos de entrega.
Nozbe está preparado para conectarse con otras aplicaciones, como Evernote, Google o Dropbox y listo para que puedas gestionar el proyecto desde tu ordenador, tablet o móvil. Ofrece una versión de software de gestión de proyectos gratis que incluye hasta 5 proyectos.
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Monday
Con una interfaz muy fácil de usar, el programa Monday.com ayuda a tu equipo a gestionar los flujos de trabajo y eliminar los procesos manuales mediante la automatización de tareas.
Además de hacer posible la visualización de los proyectos y su rentabilidad, las distintas vistas que ofrece están preparadas para que los equipos de ventas, desarrollo y selección de personal pueda ordenar la información de sus propios procesos de contratación.
Para que todos los colaboradores estén al día, la herramienta de gestión de proyectos ofrece la posibilidad de programar notificaciones cuando tu quieras, gracias a la automatización. Y podrás centralizar toda la información que tengas almacenada en otras aplicaciones, como Slack, Jira, Typeform, Google Drive, Email, etc.
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Trello
El software de gestión de proyectos Trello destaca por su facilidad de uso y flexibilidad, para que puedas organizarte de una forma cómoda.
A partir de tableros personalizables, podrás organizar las tareas de tus proyectos por bloques así como añadir, para cada una de ellas, contenido relacionado, enlaces e incluso comentarios. Todo para que haya una buena comunicación en tu equipo. Gracias a su buena usabilidad, podrás arrastrar las tareas por el tablero para cambiarla de bloque.
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Wrike
Una herramienta de gestión de proyectos como Wrike se adecúa a las necesidades de los equipos. Wrike ofrece mucha flexibilidad para poder organizar las tareas y los proyectos.
Con el software Wrike, podrás generar informes para tener visibilidad del estado de las tareas, conociendo el total de completadas y pendientes, así como de la carga de trabajo de cada miembro del equipo para poder hacer los reajustes necesarios.
Para asegurar una buena coordinación y evitar las tareas duplicadas, esta herramienta de gestión de proyectos permite hacer una gestión del trabajo en tiempo real desde la aplicación, de forma que se pueden controlar las versiones de un mismo contenido. De la misma forma, permite duplicar contenido para que se pueda reproducir el mismo de forma ágil y hacer los cambios adecuados.
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Redbooth
Si hablamos de las mejores herramientas de gestión de proyectos, debemos hablar de Redbooth, ya que este software mejora la sincronización de equipos en las empresas. En Redbooth podrás organizar las tareas de tus proyectos y dar compartir el tablero con el resto del equipo para que todos los colaboradores puedan estar al día del estado así como actualizar el estado de una tarea, una vez se haya realizado.
El equipo podrá añadir notas, documentos e incluso enlaces de interés en cada una de las tareas para que se pueda completar cuanto antes. Una de las ventajas de Redbooth es que permite enviar notificaciones desde la aplicación al resto del equipo para que todos puedan estar al día de las actualizaciones.
¿Qué ventajas tiene un organizador de proyectos?
- Ahorro del tiempo de gestión gracias al calendario temporal.
- Organización y comunicación interna fluida entre departamentos ya que todos pueden ver en qué fase del proyecto nos encontramos.
- Toma de decisiones en base al feedback aportado por los datos de este software.
- Control de rentabilidad de proyectos, sabrás si el proyecto es o no rentable gracias a la información que facilita el programa.
- Trato excelente con el cliente al conseguir entregar el trabajo bien hecho y siempre a tiempo.
Certainly! This article discusses project management software, emphasizing its importance in enhancing productivity and organization within a company. It delves into eight programs, outlining their features to aid in selecting the most suitable one for a business. The content highlights the functionality of online project management software, focusing on aspects such as task organization, priority setting, team communication, and progress tracking through project phases.
Concepts Covered:
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Project Management Software:
- Tools designed to aid in organizing, coordinating, and tracking tasks within a project.
- Facilitates internal communication, task assignment, priority setting, and scheduling.
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Benefits of Project Management Tools:
- Enhanced team organization and productivity.
- Coordination among multiple ongoing processes.
- Centralized project information accessible to multidisciplinary teams or departments.
- Visualization of project status and timelines for improved coordination.
- Integration with various applications for streamlined information flow.
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Specific Software Overview:
- Asana: Emphasizes task organization, priority setting, and project tracking. Integrates with other tools like Dropbox, Slack, and Gmail.
- Zoho Projects: Offers Gantt chart visualization, integrates with Zoho Invoice for automated invoicing.
- Holded: Focuses on project status visibility, profitability control, and offers multiple viewing options (Gantt chart, Kanban, list).
- Nozbe: Facilitates task organization, sharing, and collaboration, integrates with apps like Evernote, Google, and Dropbox.
- Monday.com: Simplifies workflow management, automates tasks, and integrates with various applications for different team processes.
- Trello: Known for its user-friendly interface, flexibility in task organization, and communication facilitation.
- Wrike: Provides flexibility in task and project organization, generates reports for task status, workload, and version control.
- Redbooth: Enhances team synchronization, task organization, and communication with features for task updates and sharing.
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Advantages of Project Organizers:
- Time-saving via temporal calendaring.
- Improved internal communication among departments.
- Informed decision-making based on software-derived feedback.
- Project profitability control.
- Enhanced customer relationships through timely and well-executed project delivery.
Each software mentioned caters to distinct needs, emphasizing features like task allocation, progress monitoring, team collaboration, and integration capabilities with various applications to streamline project management processes. These tools collectively contribute to efficient project execution and organizational productivity.
